Dokumen-Dokumen Pendukung

Ø  SURAT PERMOHONAN PENUTUPAN ASURANSI (S.P.P.A.)

 

APPLICATION / PROPOSAL FORM

adalah suatu dokumen yang disiapkan oleh Asuradur untuk digunakan oleh calon Tertanggung bila ingin mengajukan suatu penutupan asuransi/pertanggungan.

Dalam dokumen ini calon Tertanggung diharuskan memberikan berbagai informasi yang pada umumnya merupakan fakta-fakta penting (Material Fact) tentang objek pertanggungan yang diperlukan oleh Asuradur dalam proses Akseptasi.

Kebenaran dan kelengkapan pengisian suatu Application Form (S.P.P.A.) dapat merupakan suatu ukuran dipenuhinya prinsip “Duty of Disclosure” yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari prinsip Utmost good Faith.

Atas dasar keterangan-keterangan dalam SPPA yang telah diisi dan ditanda-tangani oleh calon Tertanggung tersebut, bisalah ditentukan batas-batas hak dan kewajiban yang dapat disetujui oleh kedua belah pihak, dan atas dasar itulah kemudian diterbitkan Cover Note atau Polis. Sebagaimana diketahui bahwa suatu perjanjian pada umumnya baru dianggap sah apabila telah ditanda-tangani oleh kedua belah pihak yang mengadakan perjanjian tersebut.

Application atau Proposal form diisi dan ditanda-tangani oleh Tertanggung dan Cover Note atau Polis ditanda tangani oleh Penanggung, sedangkan Application atau Proposal Form (SPPA) harus dianggap sebagai dasar dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Cover Note atau Polis, maka perjanjian tersebut dapat dianggap telah ditanda-tangani oleh kedua belah pihak (Tertanggung dan Penanggung).

Ø  C O V E R   N O T E.

Sebagai bukti tertulis bahwa persetujuan asuransi telah diadakan, serta hak-hak dan kewajiban kedua belah pihak sudah mulai berlaku, maka pihak Penanggung biasanya mengeluarkan Cover Note.

Maksud dari Cover Note hanya sebagai bukti bahwa persetujuan asuransi sudah mulai berlaku, maka keterangan yang ada didalamnya hanyalah berisikan pokok-pokok persetujuan saja, sedangkan penjelasan secara terperinci mengenai hal itu akan didapatkan dalam polis yang akan dibuatkan kemudian sebagai pengganti Cover Note.

Penerbitan Cover Note mendahuliui polis bukanlah suatu keharusan, cover-note hanya dibuat sebagai bukti tertulis sambil menunggu selesainya pembuatan polis, oleh karena itu kalau polis dapat segera diterbitkan, maka pembuatan cover note tidak diperlukan.

Ø  P O L I S.

Sebagaimana halnya suatu perjanjian yang pada umumnya baru dianggap sah apabila sudah tertulis, maka perjanjian asuransipun baru dianggap sah kalau sudah dinyatakan dalam sebuah perjanjian tertulis, perjanjian mana disebut POLIS.

Pasal 255 Kitab Undang-undang Hukum Dagang menyebutkan :

“Suatu pertanggungan harus dibuat secara tertulis dalam suatu akta yang di namakan polis”

Pasal 22 Marine Insurance Act 1906, menyebutkan :

“Kecuali dinyatakan lain didalam suatu ketentuan hukum, suatu kontrak asuransi pengangkutan laut dapat dianggap sah sebelum dibuatkan suatu polis yang sesuai dengan undang-undang ini, Polis tersebut dapat dikeluarkan pada saat persetujuan asuransi diadakan atau dapat juga sesudahnya.”

Dengan adanya ketentuan bahwa suatu perjanjian asuransi baru dianggap sah kalau polisnya sudah dikeluarkan, hal ini bukan berarti bahwa persetujuan asuransi tersebut belum berlaku sebelum polis dikeluarkan.

Persetujuan asuransi sendiri sudah mulai berlaku (walaupun polisnya belum ada) apabila sudah ada bukti-bukti tertulis mengenai persetujuan termaksud, halmana dinyatakan juga dalam pasal 257 KUHD dan pasal 258 KUHD sebagai berikut :

Pasal 257 Kitab Undang-undang Hukum Dagang menyebutkan :

Perjanjian pertanggungan diterbitkan seketika setelah ia ditutup, hak-hak dan kewajiban timbal balik dari si Penanggung mulai berlaku semenjak saat itu, bahkan sebelum polisnya ditandatangani.

Pasal 258 Kitab Undang-undang Hukum Dagang menyebutkan

Untuk membuktikan hal ditutupnya perjanjian tersebut diperlukan pembuktian dengan tulisan, namun demikian bolehlah lain-lain alat pembuktian dipergunakan juga manakala sudah ada sesuatu permulaan pembuktian dengan tulisan.

Jadi POLIS adalah suatu bukti otentik adanya suatu persetujuan pertanggungan antara Tertanggung dan Penangung dimana Polis ditandatangani oleh Penanggung sedangkan SPPA ditanda-tangani oleh Tertanggung.

Bentuk-bentuk polis :

1.    BOURSE POLICY (POLIS MASKAPAI / POLIS BURSA).

Adalah suatu polis dimana seluruh kondisi & persyaratan (Terms & Conditions) berdasarkan pada suatu bursa tertentu, dan perusahaan asuransi bebas untuk menentukan polis bursa mana yang akan dipakai.

Di Indonesia sebelum tahun 1982, Polis Asuransi Kebakaran terdapat 2(dua) macam Polis Bursa yaitu Bourse Amsterdam dan Bourse Rotterdam, maka ada yang menggunakan polis Bursa Amsterdam dan ada juga yang menggunakan polis Bursa Rotterdam.

2.    STANDARD POLICY (POLIS STANDAR).

Adalah suatu polis dimana seluruh kondisi & persyaratan (Terms & Conditions) diberlakukan secara standard untuk seluruh perusahaan asuransi yang bergerak dibidang  asuransi tersebut, didalam suatu negara.

Bagi Seluruh Perusahaan Asuransi wajib untuk menggunakan polis tersebut.

Misal : POLIS STANDAR ASURANSI KEBAKARAN INDONESIA

            POLIS STANDAR ASURANSI KENDARAAN BERMOTOR INDONESIA

3.    CONSORTIUM POLICY (POLIS KONSORSIUM / POLIS POOL) .

Adalah suatu polis dimana seluruh kondisi & persyaratan (Terms & Conditions) berdasarkan kesepakatan bersama antara seluruh anggota Pool/Konsorsium dan hanya diberlakukan bagi para anggota saja.

Jadi bagi Perusahaan Asuransi yang bukan merupakan anggota dari Pool atau Konsorsium tersebut, tidak diperkenankan atau dilarang untuk menggunakan polis tersebut.  misal : POLIS KONSORSIUM RISIKO KHUSUS PASAR.

4.    COMPANY POLICY (POLIS COMPANY).

Adalah suatu polis dimana seluruh kondisi & persyaratan (Terms & Conditions) berdasarkan kebijakan dari Company atau Perusahaan yang menerbitkan polis tersebut, dan hanya dipergunakan oleh Perusahaan yang bersangkutan saja.

Ø  BROKER SLIP.

Apabila penutupan asuransi ini melalui Pialang Asuransi (Broker), maka sebelum pembuatan Cover Note biasanya didahului dengan pembuatan Slip yang dinamakan Broker Slip

Maksud dari Broker Slip hanya sebagai bukti adanya persetujuan Penanggung untuk penutupan termaksud serta besarnya bagian masing-masing yang diambilnya dinyatakan didalam slip dengan cara menanda-tangani dan menuliskan besarnya bagian yang ditahan oleh penanggung tersebut.

Atas dasar slip inilah kemudian Brokers mengeluarkan Cover Note sambil menunggu dibuat-kannya polis oleh Underwriters.

Ø  ENDORSEMENT / AMENDMENT.

Dalam hal adanya suatu perubahan dalam polis yang telah diterbitkan, misal perubahan alamat risiko, kenaikkan atau penurunan limit pertanggungan, penggunaan dll. maka perubahan-perubahan tersebut akan dibuatkan suatu Endorsement atau Amendment, yang merupakan tambahan atas polis induknya.

Endorsement ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari polis induknya.

Ø  K U I T A N S I .

Kuitansi adalah tanda bukti adanya suatu pembayaran dari transaksi yang dilakukan, baik itu dalam hal jual beli, sewa menyewa dan lain-lain.

Dalam asuransi adalah suatu tanda bukti adanya pembayaran atas premi penutupan asuransi yang dilakukannya, dan pertanggungan baru berlaku apabila pembayaran premi telah dilaku-kan oleh Tertanggung.

Ø  RENEWAL NOTICE.

Adalah suatu pemberitahuan bahwasanya polis asuransi yang bersangkutan akan segera berakhir.

Formulir ini disiapkan oleh Penanggung dan dikirimkan kepada Tertanggung dalam waktu paling lambat 1(satu) bulan sebelum pertanggungan tersebut berakhir, dan Tertanggung wajib memberitahukan kepada penanggung mengenai perpanjangan tersebut dalam waktu 7 (tujuh) hari sebelum periode pertanggungan tersebut berakhir.

Apabila Tertanggung menyetujui untuk memperpanjang pertanggungan tersebut dan apabila telah ada perubahan-perubahan atas pertanggungan tersebut, maka perubahan-perubahan tersebut dicantumkan didalam Renewal Notice dan ditanda-tangani oleh Tertanggung dan dikembalikan kepada Penanggung untuk segera dibuatkan polis perpanjangannya.

Ø  FACULTATIVE REINSURANCE SLIP

Slip penempatan reasuransi yang dilakukan secara facultative reasuransi, slip ini berisikan data-data atas obyek pertanggungan yang dialihkan (Reasuransi) tersebut, slip ini dibuat oleh Perusahaan Asuransi dan kemudian dikirimkan kepada Perusahaan Reasuransi atau Asuransi ulang untuk dimintakan persetujuannya yaitu dengan menanda-tangani ulang Slip tersebut.

Ø  CREDIT NOTE

adalah suatu tanda bukti adanya pengakuan hutang kepada suatu lembaga atau badan hukum atau perusahaan asuransi lainnya.

Ø  DEBIT NOTE

adalah suatu tanda bukti adanya pengakuan piutang dari suatu lembaga atau badan Hukum atau perusahaan asuransi lainnya..

Ø  LAPORAN SURVEY.

Adalah suatu bentuk laporan dari hasil survey langsung dilokasi (Survey on the Spot) atas obyek pertanggungan yang akan ditutup asuransinya.

Dari laporan survey tersebut dapat segera diketahui tingkat kemungkinan terjadinya suatu risiko yang dipertanggungkan, tingkat kepekaan terhadap suatu bahaya, tingkat penanganan apabila risiko tersebut benar-benar terjadi, berapa besar kemungkinan kerugian yang terjadi, perlengkapan alat-alat pemadam kebakaran yang disediakan dan lain-lain hal,  maka Laporan survey ini sangat berfungsi bagi seorang Underwriter dalam menentukan putusannya/ pendapatnya untuk menerima, menolak atau menerima dengan suatu syarat atas pelimpahan risiko tersebut.

Apabila risiko tersebut tidak terlalu besar dan rumit, maka umumnya survey dilakukan langsung oleh staff Perusahaan Asuransi, sedangkan apabila risiko yang dihadapi tersebut cukup besar dan rumit maka Survey ini ditangani oleh Badan/lembaga Surveyor.(Independent Surveyor).

Oleh: Ign. Rusman, sumber: E-Learning IGTC